Le Règlement Intérieur a pour objet de préciser les règles de fonctionnement de la FUAC. Il concerne toutes les structures, et activités de la ‘’FUAC’’. Il s’applique à tous les collaborateurs permanents ou bénévoles de la ‘’FUAC’’.
En application de l’article 5 des Statuts, l’Assemblée Générale la FONDATION DE L’UNIVERSITE D’ABOMEY - CALAVI ‘’FUAC’’ a adopté le présent Règlement Intérieur.

Article 1. Adhésion et renouvellement des membres du Conseil d’Administration

Les administrateurs de chaque Collège doivent être choisis parmi des personnalités représentatives de la vie politique, économique, culturelle et scientifique ayant marqué leur attachement à l'Université d’Abomey-Calavi (UAC), leur intérêt pour le développement de ses missions et de ses objectifs stratégiques et également leur aptitude particulière à procéder à la recherche active de dons.
Tous les membres du premier Collège des Fondateurs et du premier Collège des Donateurs sont proposés par le Recteur de l’Université d’Abomey-Calavi pour une période de 4 ans, parmi les personnes physiques ou morales ayant gratifié l’UAC d’une contribution en nature ou en espèce au cours des cinq (5) dernières années précédant la tenue de l’Assemblée Générale constitutive de la ‘’FUAC’’.
Tous les membres du premier Collège des personnalités sont proposés par le Recteur de l’Université d’Abomey-Calavi au regard des critères généraux énoncés au premier alinéa du présent article.
En dehors du Recteur de l’Université d’Abomey-Calavi, le renouvellement se fait au sein de chaque collège tous les quatre (4)  ans.
Sauf perte de la qualité de membre, le renouvellement a lieu au cours de la séance du Conseil d’Administration, tenue dans l’année considérée. Au cours de cette séance du Conseil d’Administration, il sera statué sur les comptes de l’exercice écoulé. Le mandat des administrateurs venant à expiration, prend fin à l’issue de ladite séance.
 
Article 2. Perte de la qualité de membre

Les membres des différents collèges prévus à l’article 7 des Statuts de la ‘’FUAC’’peuvent perdre leur qualité de membre. Cette décision est prise après audition par le Conseil d’Administration, de l’administrateur en cause.
Cette décision survient en cas de faute grave ou d'atteinte portée au renom ou à l'image de la ‘’FUAC’’.
L'absence à trois séances consécutives du Conseil d’Administration sans avoir recours à la représentation et sans motif valable peut justifier la perte de qualité de membre d’un administrateur.
La perte de qualité de membre survient après la mise en œuvre de la hiérarchie des sanctions que sont : l’avertissement, le blâme et la suspension.
Lorsqu'une perte de qualité de membre est envisagée, le Collège des Fondateurs envoie au membre concerné une lettre exposant les motifs retenus à son  encontre et indiquant la mesure envisagée. Cette lettre invite le membre concerné à faire valoir sa position à la plus proche séance du Conseil d’Administration, et au plus tard 15 jours après réception de ladite lettre. Le membre concerné ne prend part ni à la délibération ni au vote relatifs à la mesure disciplinaire.

Article 3. Affectation des fonds recueillis par la ‘’FUAC’’

Le Conseil d’Administration a notamment pour mission de décider de l’affectation des fonds recueillis par la ‘’FUAC’’.
Lorsqu’il décide de l’affectation des fonds recueillis par la ‘’FUAC’’, le Conseil d’Administration doit respecter les orientations suivantes :
  • la ‘’FUAC’’ ne peut affecter au maximum que dix pour cent (10%) de ses ressources de toute nature aux frais d’administration générale ;
  • les fonds reçus par la ‘’FUAC’’ peuvent notamment servir à soutenir le financement des projets bancables proposés et retenus dans les incubateurs de l’UAC, le financement d’autres activités pertinentes des incubateurs de l’UAC, le financement de projets de recherche retenus par le Conseil Scientifique de l’UAC, le financement des manifestations scientifiques et culturelles retenues par le Conseil Scientifique de l’UAC, le financement de la construction d’infrastructures et d’achats d’équipements autorisés par le Conseil d’Administration de l’UAC, le financement de toute autre activité en lien avec l’objet de la ‘’FUAC’’ (Article 4 des Statuts) et jugée pertinente par le Conseil d’Administration de la ‘’FUAC’’ ;
L’affectation des fonds doit être décidée dans le respect des textes et en dehors de toutes préoccupations politiques et religieuses, dans le respect du principe de libre-examen.
Le Conseil d’Administration procède périodiquement à une évaluation de ses orientations, et procède le cas échéant à des aménagements du présent Règlement Intérieur.
De façon générale, les fonds dont dispose la ‘’FUAC’’ doivent être affectés à l’atteinte des objectifs fixés par l’Article 4 des Statuts de la ‘’FUAC’’.

Article 4. Conseil d’Administration

4.1. Droits et obligations des administrateurs

4.1.1. Adhésion aux règles applicables

Par l’acceptation de son mandat, chaque administrateur adhère à toutes les règles applicables à la ‘’FUAC’’, en particulier aux Statuts et au présent Règlement Intérieur.

4.1.2. Préparation des séances

Chaque administrateur doit s’assurer qu’il reçoit une information suffisante et en temps utile pour que le Conseil d’Administration puisse valablement délibérer.
L’administrateur consacre à la préparation des séances du conseil le temps nécessaire à l’examen des informations et des documents qui lui ont été adressés et demande des compléments d’information et des documents chaque fois qu’il le juge approprié. Il s’engage à participer activement aux travaux du Conseil d’Administration. En cas d’absence, un administrateur peut donner pouvoir à un autre administrateur d’agir en son nom. Cette remise de pouvoir est constatée par le Président du Conseil d’Administration à travers une procuration valide. Nul ne peut être porteur de plus de deux (2) pouvoirs.

4.1.3. Conflits d’intérêts

L’administrateur organise ses affaires personnelles et professionnelles de manière à éviter tout conflit d’intérêts avec une décision relevant du Conseil d’Administration ou une opération de la ‘’FUAC’’.
Si un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature patrimoniale, autre que minime, à une décision relevant du Conseil d’Administration ou à une opération de la ‘’FUAC’’, il en fait part aux autres administrateurs avant que le Conseil d’Administration ne prenne une décision. Il ne participe ni à la délibération du Conseil d’Administration, ni au vote relatif à cette décision. Sa déclaration motivée est annexée au procès-verbal de la réunion du Conseil d’Administration.

4.1.4. Commissions et comités


Le Conseil d’Administration examine périodiquement l’opportunité de créer des commissions ad hoc ou des comités permanents avec des pouvoirs d’avis (Comité de nomination, Conseil scientifique, Comité d’audit, …). S’il procède à la création d’une commission ou d’un comité permanent, il en fixe la composition et les règles de fonctionnement dans le présent Règlement Intérieur.

4.1.5. Auto-évaluation

Le Conseil d’Administration évalue périodiquement son efficacité et son fonctionnement ainsi que son interaction avec le Directeur Exécutif et le Conseil Scientifique, et procède le cas échéant à des aménagements du présent Règlement Intérieur.

4.2.
Attributions des membres du bureau du Conseil d’Administration

4.2.1. Le Président

Le Président est chargé de convoquer les administrateurs, de présider et d’animer les séances du Conseil d’Administration et d’être le premier arbitre des questions qui peuvent survenir au Conseil d’Administration. Il est l’interlocuteur de la ‘’FUAC’’vis-à-vis de l’Université d’Abomey-Calavi.
Le Président conduit les travaux du Conseil d’Administration et s’efforce à ce que les administrateurs parviennent à un consensus tout en discutant de manière critique et constructive les points à l’ordre du jour. Il est le lien entre chaque administrateur et le Conseil d’Administration.
Il prend les mesures nécessaires pour développer un climat de confiance au sein du Conseil d’Administration en contribuant à des discussions ouvertes, à l’expression constructive des divergences de vues et à l’adhésion aux décisions prises par le Conseil d’Administration. Il établit l’ordre du jour des réunions et veille à ce que les procédures relatives à la préparation, aux délibérations, aux prises de décisions et à leur mise en œuvre soient appliquées correctement.
Au cas où une décision emporterait un nombre égal de suffrages pour et contre, le Président disposera d’une double voix (la voix du Président est prépondérante).
En cas de différend entre les administrateurs, le Président tentera d’aplanir les difficultés. Si elles persistent, le Président constituera un comité restreint de conciliation, comportant au minimum le Président et deux autres membres du Conseil d’Administration représentant les avis divergents. 
 
4.2.2. Les Vice-présidents

Ils assistent le Président dans ses fonctions et le remplacent par ordre de préséance en cas d'absence ou d'empêchement. 
 
4.2.3. Le Secrétaire de séance

Il est chargé d'assurer le secrétariat des réunions du Bureau du Conseil d'Administration et établit  les procès verbaux. En cas d'empêchement, le Président désigne un autre membre du Conseil d'Administration pour tenir le secrétariat. 
  
4.3. Relations entre le Président du Conseil d’Administration et le Directeur Exécutif de la ‘’FUAC’’

Le Président du Conseil d’Administration établit des relations étroites avec le Directeur Exécutif de la ‘’FUAC’’ en lui apportant soutien et conseil, dans le respect des missions de ce dernier. Le Président veille à la bonne transmission d’informations entre le Conseil d’Administration et le Directeur Exécutif.
Le Directeur Exécutif fait un rapport tous les semestres sur l’exercice de ses missions. Il adresse son rapport au Président du Conseil d’Administration.

4.
4. Réunions du Conseil d’Administration

4.4.1. Fréquence et lieu des réunions

Le Conseil d’Administration se réunit une (1) fois par an en session ordinaire sur convocation du Président de la ‘’FUAC’’, et en sessions extraordinaires aussi souvent
que l’intérêt de la ‘’FUAC’’ l’exige, en principe au siège social ou, exceptionnellement, à tout autre endroit situé dans les centres universitaires ou autres installations relevant de l’Université d’Abomey-Calavi.

4.4.2. Convocation

Le Conseil d’Administration se réunit sur la convocation de son Président après accord de la moitié des membres plus un ou chaque fois qu’au moins un tiers (1/3) des administrateurs en fait la demande.
Les convocations mentionnent l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’ordre du jour énumère les sujets qui seront abordés à la réunion et précise s’ils le sont à titre d’information ou en vue d’une prise de décision.
Les convocations doivent être envoyées quinze (15) jours au moins avant la date de ladite réunion.
Les convocations sont valablement effectuées par lettre ou tout autre moyen de télécommunication ayant un support matériel.

Article 5. Equipe opérationnelle

Elle est constituée essentiellement par la Direction Exécutive  qui a pour fonction la gestion quotidienne de la ‘’FUAC’’, la confection du budget et le planning de son exécution, la mise en œuvre des délibérations du Conseil d’Administration, la tenue du secrétariat du Conseil d’Administration, la tenue des correspondances en direction des membres du Conseil d’Administration, la gestion des coopérations et toute autre mission à elle confiée par le Président de la ‘’FUAC’’.

5.1. Mission du Directeur Exécutif

Outre les attributions précisées à l’Article 14 des Statuts de la ‘’FUAC’’, le Directeur Exécutif est responsable du fundraising et de la gestion au quotidien ainsi que de la représentation de la ‘’FUAC’’ dans les actes et en justice en ce qui concerne la gestion journalière.
En sa qualité de responsable du fundraising, le Directeur Exécutif est notamment chargé d’accomplir directement ou de déléguer à des collaborateurs fundraisers les missions suivantes :
Vis-à-vis de l’extérieur :
  • concevoir et mettre en place, avec l’accord du Conseil d’Administration, des actions de fundraisinginnovantes (événementiel, …) ;
  • assurer des liens forts et continus avec les donateurs ;
  • organiser et suivre la collecte courante des petits fonds ;
  • développer et coordonner les activités de e-fundraising, d’enchères et/ou de la vente de produits en ligne ;
  • assurer la communication et faire connaître auprès des média et de la communauté les activités de la ‘’FUAC’’ (rencontres, conférences, …) ;
  • nouer des liens avec d’autres structures dont la mission les rend susceptibles d’aider la ‘’FUAC’’.
En interne :
  • gérer et animer l’équipe opérationnelle;
  • gérer, actualiser et enrichir la base de données relative aux donateurs ;
  • faire concevoir et suivre la création de tous supports de communication (affiches, newsletter, brochures, mailings, …) ;
  • évaluer le coût/bénéfice des efforts de fundraisingpour en améliorer l’efficience ;
  • rédiger des rapports destinés aux donateurs et aux membres du Conseil d’Administration ;
  • faire rapport tous les six (6) mois sur l’exercice de ses missions au Président du Conseil d’Administration.
Les autres membres de l’équipe opérationnelle assistent le Directeur Exécutif dans l’accomplissement de sa mission.

5.2. Recrutements et licenciements

Le Directeur Exécutif et le Comptable sont recrutés et licenciés par le Conseil d’Administration. Les autres membres de l’équipe opérationnelle sont recrutés et licenciés par le Directeur Exécutif, dans le respect des normes et procédures fixées par le Conseil d’Administration. Le Directeur Exécutif est également chargé de conclure toute modification de leur contrat.

Article 6.  Comités d’experts indépendants

Le Conseil d’Administration peut, en vue de l’éclairer dans ses décisions d’octroi de financements à des projets, faire appel à un comité ad hoc d’experts indépendants composé de trois membres minimum.
A l’exception des projets financés par des donations ou legs dédiés, le Conseil d’Administration sollicitera le Recteur de l’Université d’Abomey-Calavi ou un cabinet indépendant pour constituer un tel comité ad hoc d’experts indépendants chaque fois que le montant du financement des projets par la ‘’FUAC’’ lui semblera le justifier, et dans tous les cas pour des projets financés par la ‘’FUAC’’, pour des montants supérieurs à cent (100) millions de FCFA.
Le Conseil d’Administration accordera, sans recourir à un Comité d’experts, un financement aux projets qui sont portés par des chercheurs ayant été soumis à une évaluation du Conseil Scientifique de l’Université d’Abomey-Calavi ou ayant obtenu un prix attribué par un organisme de renommée internationale.
Le rapport, qui sera préparé par le Comité ad hoc d’experts indépendants, a une valeur d’avis pour le Conseil d’Administration, qui pourra s’écarter des recommandations formulées par ce Comité.

Article 7 - Comité d'audit interne

Le rôle du Comité d'audit interne est défini par le Conseil d’Administration pour apprécier l’efficacité des systèmes mis en place par la direction pour identifier, évaluer, gérer et contrôler les risques financiers et non financiers de la ‘’FUAC’’.
Il est notamment en charge du suivi du processus d’élaboration de l’information financière, du contrôle de l’efficacité des procédures internes et de la gestion des risques de la ‘’FUAC’’. Il supervise le contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés. Il donne son avis sur la nomination et le renouvellement de l’auditeur légal et s’assure que les informations nécessaires à sa mission lui sont données.
Il remet un rapport au Conseil d’Administration sur les comptes de l’exercice écoulé. Il est invité par le Conseil d’Administration à rendre compte de son activité lors de l’Assemblée Générale des donateurs.
Le Comité d’audit interne est constitué de trois membres nommés par le Conseil d’Administration et choisis au sein du Conseil d’Administration pour leur compétence. Le Conseil d’Administration confère à l'un d'entre eux la qualité de Président.
La durée du mandat des membres du Comité d’audit interne est de quatre ans renouvelables.
En cas de vacance ou de perte définitive de la qualité de membre, pour quelque motif que ce soit, il est pourvu à son remplacement lors de la réunion du Conseil d’Administration qui suivra la constatation de l'événement entraînant la vacance. La durée des fonctions du nouveau membre prend fin à l'époque où aurait expiré le mandat de celui qu'il remplace.
Le Comité se réunit, sur convocation de son Président, au moins une fois par an avant la réunion du Conseil d’Administration statuant sur les comptes annuels, et toutes les fois qu'il est nécessaire.
Les membres du Comité d’audit interne ne sont pas rémunérés.

Article 8. Audit externe

Chaque fois que le besoin d’un comité d’audit indépendant se fera sentir, il sera  procédé à un audit externe par un cabinet spécialisé choisi sur base compétitive.

Article 9. Application du règlement intérieur

Ce Règlement Intérieur peut être modifié.
Toute demande de modification doit être soumise par écrit aux membres du Conseil d’Administration une semaine au moins avant la réunion de celui-ci.
Les modifications sont votées à la majorité qualifiée des 2/3 des membres présents ou représentés du Conseil d’Administration.
 
                                                           Lu et adopté à Abomey-Calavi, le 30 octobre 2015
 
  
                                                           ASSEMBLEE GENERALE CONSTITUTIVE

Fondation de l'UAC

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